يعتقد العديد من المسافرين بغرض الأعمال أن “السماء هي الحد الأقصى” عندما يتعلق الأمر بتكاليف اجتماعات العمل والرحلات المهنية. ومع ذلك، يكشف تحليل عالمي جديد لبيانات SAP Concur أن إنفاق الموظفين ارتفع بنسبة 17% من عام 2019 إلى عام 2023.
سنة بعد سنة، تقوم الشركات بتعويض موظفيها عن النفقات المرتفعة. وقد يصبح هذا مشكلة إذا احتاجت الشركات إلى صورة واضحة عن إنفاق موظفيها واتخاذ تدابير الرقابة المناسبة. ولحسن الحظ، يمكن للحلول الرقمية لإدارة سفريات العمل أن تساعد من خلال توفير الشفافية في تكاليف السفر ونفقات الموظفين الأخرى، والتي يمكن بعد ذلك تخصيصها للفئات المناسبة. ويكتشف التحليل أين ينفق الموظفون أكبر قدر من المال على رحلات العمل وما هي الزيادات في التكلفة التي ينطوي عليها ذلك بالنسبة للشركات.
تعد تذاكر الطيران واحدة من أغلى العناصر عندما يتعلق الأمر بسفر العمل. وفي عام 2023، بلغ متوسط التكلفة لكل مطالبة بنفقات السفر 716 يورو، أي أعلى بثلاث مرات من أي فئة نفقات أخرى. ومقارنة بعام 2019، ارتفعت تكاليف الطيران بنسبة 10%. وفي المقابل، فإن تكاليف الوقود والترفيه أقل بكثير، حيث تبلغ 55 يورو و52 يورو على التوالي. ومع ذلك، شهدت هذه الفئات أيضًا زيادة كبيرة في التكلفة بسبب التضخم ونقص العرض والرسوم الجمركية على بعض الواردات، مع زيادة تكاليف الوقود بنسبة 37% وزيادة تكاليف الترفيه بنسبة 30%. وارتفع متوسط تكلفة المبيت إلى 130 يورو في عام 2023، أي بزيادة قدرها 21%. الفئة الوحيدة التي شهدت انخفاضًا في النفقات هي السفر بالقطار، والذي انخفض قليلاً في جميع أنحاء العالم بنسبة 5٪.
تواجه العديد من الشركات ارتفاع تكاليف سفر الأعمال التي تتجاوز معدلات التضخم. ومع ذلك، ونظرًا لنقص التحليل، تحتاج العديد من الشركات إلى أن تكون على دراية بزيادات التكاليف والتغيرات في عادات الإنفاق لموظفيها بالتفصيل. يمكن أن يؤدي هذا النقص في الفهم إلى نقاط مالية عمياء، حيث لا يتم دائمًا أخذ النفقات المرتفعة في الاعتبار في عملية التخطيط المالي. من الضروري أن تكتسب الشركات رؤية أفضل لعادات الإنفاق لدى موظفيها لضمان عملية تخطيط مالي أكثر دقة لسفر العمل.
ومن الجدير بالذكر أن تذاكر الطيران هي أغلى المعاملات بشكل عام. ومع ذلك، لا تتمتع الرحلات الجوية بأعلى التكاليف الإجمالية. وفي عام 2023، تم تسجيل 22% من المصروفات في الفئة الأخرى، بينما شكلت الفئة المتنوعة 11% أخرى. تغطي هذه الفئات النفقات التي لا تتناسب مع الفئات الحالية أو تتعلق بفئات الإنفاق خارج القاعدة.
على سبيل المثال، يمكن للموظفين شراء معدات جديدة لمكاتبهم المنزلية من خلال هذه الفئات. وكان لذلك عواقب، خاصة أثناء الوباء فقط الحجم الإجمالي للفئات المتنوعة والمتنوعة ارتفع بين عامي 2019 و2023 مقارنة بالفئات الأخرى (+7%)، بينما انخفضت تكاليف تذاكر الطيران والإقامة.
ويكشف التحليل أيضًا عن عدد المرات التي يقضيها الموظفون في كل فئة. كانت فئات الإنفاق الثلاث الأولى لسفر الأعمال في عام 2023 هي الضيافة (24%)، والنقل البري (مثل ركوب سيارات الأجرة أو وسائل النقل العام) (22%)، والمبيت (14%). وهذا يعني أن كل فاتورة رابعة تقريبًا مرتبطة بوجبات الموظفين.
