أصدرت BCD Travel دراسة حول سياسات سفر الأعمال التي تدرس الاتجاهات الحالية. وتستند الدراسة إلى نتائج استطلاع عبر الإنترنت تم إجراؤه في أبريل 2024 بين أكثر من 200 مشتري ومدير سفر حول العالم.

ووفقا للدراسة، فإن واجب الرعاية والامتثال ومراقبة التكاليف هي الأولويات القصوى في برامج السفر للشركات. وقد زادت أهمية هذه الأولويات مقارنة بمسح 2023. في المقابل، لقد انخفضت أهمية رضا المسافر وهو الآن يحتل المرتبة الرابعة فقط. كما حصلت الدفعات والمصروفات على تقييمات أقل مقارنة بالعام السابق.

معنى سياسة السفر للشركات

يقول معظم المشترين ومديري السفر الذين شملهم الاستطلاع أن لديهم سياسة سفر خاصة بالشركة. يعتقد سبعة من كل عشرة أن سياسة السفر الخاصة بهم تتوافق مع أهداف الشركة وتدعمها الإدارة. ستة من كل عشرة يعرّفونها بأنها موجهة نحو التكلفة، بينما يرى ثلاثة من كل عشرة أنها تركز على السفر. قال 15% فقط من المشاركين أن السياسة تعتمد على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتعليقات المسافرين.

ما الذي تغطيه سياسة السفر الخاصة بالشركة؟

سياسة السفر هي دليل الشركة لإدارة رحلات العمل. فهو يساعد في التحكم في نفقات السفر ويصف ما يجب على الموظفين مراعاته عند التخطيط لرحلات العمل. تتراوح الموضوعات التي تغطيها سياسة السفر من غرض السفر إلى رفاهية المسافر إلى السفر الترفيهي. وفقًا لأحد الاستطلاعات، فإن المواضيع الأكثر شيوعًا التي يتم تناولها هي الغرض من السفر (على سبيل المثال، الاجتماعات مع العملاء مقابل الاجتماعات الداخلية) والموافقات المسبقة للسفر.

في حين أن الاستدامة أصبحت ذات أهمية متزايدة في الصناعة، إلا أن أقل من نصف المشاركين قالوا إن السفر المستدام تم تضمينه في سياستهم. وأكد استطلاع أجري في يوليو 2023 ذلك، حيث ذكرت 45% فقط من الشركات أن لديها أهدافًا مستدامة لسفر الأعمال. يعد السفر الترفيهي والعمل عن بعد والتنوع والإنصاف والشمول (DEI) من المواضيع الأقل شيوعًا.

لدى العديد من الشركات سياسات سفر خاصة لكبار المسؤولين التنفيذيين ووحدات أعمال محددة والمسافرين الدائمين. يقدم 12% فقط من المشاركين سياسات للمسافرين الذين يحتاجون إلى إمكانية الوصول أو الذين لديهم اختلافات عصبية. أقل من واحد من كل عشرة يصمم سياساته للموظفين ذوي الاحتياجات الخاصة (مثل الأمهات المرضعات) على أساس الجنس أو الدين أو العمر.

التواصل والامتثال لسياسة السفر الخاصة بالشركة

واستنادًا إلى المشاركين في الاستطلاع، يتم عادةً إرسال تحديثات سياسة السفر من خلال شبكة الإنترانت الخاصة بالشركة والبريد المباشر. يشارك ثلث المشاركين التحديثات المتعلقة بأداة الحجز عبر الإنترنت (OBT) أو أثناء التدريب. يوصي الخبراء بإدخال سياسة السفر أثناء عملية الإعداد، وهو وضع مربح للجانبين. ويخلق هذا النهج الشفافية منذ البداية، ويساعد الموظفين الجدد على توجيه أنفسهم، ويعزز ثقافة الاستعداد والمسؤولية.

في حين أن أكثر من نصف المشترين ومديري السفر يعتبرون أن سياسة السفر الخاصة بهم فعالة للغاية، فإن ثلثهم فقط يؤكدون نفس المستوى من الثقة في التواصل بشأن السياسة. ما يقرب من النصف صنفوها بأنها فعالة إلى حد ما، مما يشير إلى التحدي العام المتمثل في تثقيف المسافرين حول هذه السياسة.

تشمل الطرق الأكثر استخدامًا لضمان الامتثال لسياسة السفر ما يلي:

• إبراز خيارات السفر المتوافقة في أدوات الحجز عبر الإنترنت
• مراجعة تكاليف السفر
• الإبلاغ بانتظام عن تغييرات سياسة السفر من خلال قنوات مختلفة

سياسات التحكم في التكاليف

صرح أكثر من نصف المشاركين في الاستطلاع أنهم خفضوا ميزانية سفرهم في السنوات الأخيرة. وفي الوقت نفسه، نفذت جميعها تقريباً تدابير لضبط التكاليف. وتهدف التدابير الأكثر شعبية إلى تقليل حجم السفر، مثل الترويج للاجتماعات عبر الإنترنت، والحد من السفر غير الضروري، وتشجيع عدد أقل من الرحلات ولكن أطول، والحد من عدد الموظفين في كل رحلة. وتشمل التدابير الأخرى استخدام أدوات لخفض تكاليف السفر (على سبيل المثال، ضمان الأسعار)، والرقابة الصارمة على التكاليف، وحجز فئات خدمة أقل على الرحلات الجوية، وتشجيع وسائل النقل العام بدلا من سيارات الأجرة.

يجب على الشركات مراجعة سياسات السفر بانتظام لتلبية احتياجات المسافرين المتغيرة وتطورات الصناعة. توفر سياسة السفر المصممة جيدًا إطارًا متسقًا وآمنًا ومُدارًا ومراقبًا للتكلفة مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات سفر ذكية.

الاتجاهات التي تشكل سياسات السفر

يتوقع معظم المشترين ومديري السفر أن تؤثر الاستدامة والسلامة والأمن بشكل كبير على سياسات السفر الخاصة بالشركات في السنوات القادمة. وتشمل الاتجاهات الهامة الأخرى التكنولوجيا، وقدرات التوزيع الجديدة (NDC)، والرفاهية، واحتياجات المسافرين الجدد. من ناحية أخرى، على الرغم من كونهما موضوعين أساسيين، فمن المتوقع أن يكون لـ DEI و bleisure تأثير ضئيل على سياسات السفر.

على الرغم من أن أهمية رفاهية المسافر قد انخفضت قليلاً، يجب على الشركات أن تعلم أن سفر العمل يمكن أن يكون مرهقًا ويؤثر على رضا المسافر. يمكن أن يؤثر النظر في رفاهية المسافر بشكل إيجابي على الاحتفاظ بالموظفين، لا سيما في ضوء النقص الحالي في المهارات.