عندما يذهب الموظفون في رحلات عمل، سواء كانت زيارة إلى المقر الرئيسي للشركة أو التواجد في معرض تجاري في أقرب مدينة كبيرة، فمن الضروري التخطيط لكل شيء بشكل جيد. تمكن الإدارة الفعالة لسفر الأعمال الشركات من تحسين ميزانياتها وساعات عملها. للمساعدة في التنظيم الأمثل، قمنا بتجميع بعض النصائح المفيدة.
الموظفون كسفراء للشركة
كمسافر بغرض العمل، من المهم الحفاظ على الجداول الزمنية أثناء السير على الطريق. لضمان ذلك، هو يُنصح بحجز الرحلة بطريقة تسمح للموظفين بالوصول إلى وجهتهم قبل الوقت المحدد. يوفر هذا مخزنًا مؤقتًا للتأخيرات المحتملة في جداول القطار أو الرحلات الجوية. ومن المهم أيضًا حجز الفنادق القريبة من مكان الحدث أو مركز المعارض أو موقع المؤتمر أو المقر الرئيسي للعميل الذي تتم زيارته.
في رحلات العمل، يمثل الموظفون الشركة. لذلك، يعد التركيز على الالتزام بالمواعيد وتحسين المهارات الشخصية اللازمة قبل الرحلة أمرًا ضروريًا. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري تزويد الموظفين باستراتيجيات الاتصال المناسبة والمعرفة الخاصة بكل بلد لتجنب سوء الفهم بين الثقافات.
التخلي عن المسؤولية يوفر الوقت ويضمن الرضا
يجب على الشركات تمكين موظفيها من التخطيط لرحلات العمل. يمكن استخدام برنامج مخصص لإدارة الحجز أثناء التخطيط لضمان مراعاة سياسات سفر الأعمال الخاصة بالشركة. إن السماح للموظفين بتنظيم رحلات عملهم ضمن إرشادات معينة يمكن أن يزيد من الرضا، حيث يمكنهم التحكم في مكان إقامتهم وموعد جدولة المواعيد.
وهذا يلغي أيضًا الحاجة إلى مدير السفر ويوفر وقت الموارد البشرية. ومع ذلك، لنفترض أنك تفضل عدم تفويض هذه المسؤولية لموظفيك وليس لديك أي موظفين داخليين للتعامل معها. في هذه الحالة، يمكنك التفكير في الاستعانة بوكالة سفر متخصصة في تنظيم رحلات العمل.
أنشئ قائمة مرجعية متاحة للمسافرين بغرض الأعمال
إن تزويد الموظف بقائمة مرجعية للتحضير للسفر يمكن أن يفيد بشكل كبير أولئك الذين ليس لديهم خبرة. يمكن أن تضمن قائمة المراجعة هذه عملية سفر سلسة وتتضمن نصائح عملية حول التعبئة. سيضمن ذلك حصول مسافر الأعمال على جميع أجهزة الشحن والمحولات وبطاقات الائتمان والمستندات الأساسية. يمكن للقائمة أيضًا توجيه الآداب الإقليمية والعملات وتفاصيل الاتصال وقوانين الولاية وتعريفات الهاتف الخليوي والتطعيمات الضرورية وتدابير السلامة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يحتوي على معلومات حول تنظيم الاجتماعات أو وجبات العمل أثناء السفر.
تسجيل الوقت والنظر في ساعات العمل
فيما يتعلق برحلات العمل، فالقاعدة العامة هي أن ساعات العمل تظل كما هي عندما تكون في العمل. ومع ذلك، من المهم ملاحظة أن رحلات العمل غالبًا ما تتضمن ساعات عمل إضافية يجب تعويض المسافر عنها. لذلك، من المهم تسجيل الوقت المستغرق في العمل بدقة. يمكن أن تكون أدوات تسجيل الوقت الخاصة مفيدة في هذا الصدد.
كجزء من الجدولة وتسجيل الوقت، من المهم التوضيح مع الموظفين قبل سفرهم ما إذا كان الوقت الذي يقضونه في السفر سيعتبر أيضًا وقت عمل. على سبيل المثال، يعتبر الاستماع إلى الموسيقى أو الدردشة مع الزملاء أثناء الاسترخاء على متن الطائرة أو القطار بمثابة وقت راحة. ومع ذلك، إذا كنت تحضر اجتماعًا عبر الإنترنت، أو تقوم بإعداد عرض تقديمي، أو تقوم بأي مهمة أخرى للشركة أثناء سفرك، فإن هذا الوقت يعتبر وقت عمل.
تعتبر قيادة السيارة في رحلة عمل وخلف عجلة القيادة أيضًا جزءًا من ساعات عملك.
بالنسبة للموظفين بدوام كامل، تنطبق ساعات العمل أيضًا أثناء رحلات العمل. ومع ذلك، قد تكون هناك حاجة إلى تدابير خاصة إذا تم إرسال الموظفين بدوام جزئي في رحلات. على الرغم من الاعتقاد السائد بأن الموظفين بدوام جزئي يتجنبون رحلات العمل، فإن التنظيم الأفضل يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا، مثل توفير إعانات رعاية الأطفال أو السماح بمزيد من الوقت للتخطيط.
